Negli ultimi anni l’attività di Email Archiving è sempre più critica per molte aziende e organizzazioni. Archiviare e recuperare la posta archiviata, infatti, è necessario per garantire la sicurezza e la conformità alle normative riguardanti la conservazione dei dati.
Per salvare le email in modo sicuro e organizzato, l’Email Archiving è la soluzione più immediata: facilita la ricerca e il recupero delle informazioni in ogni momento!
In questo articolo esploreremo i vantaggi dell’Email Archiving, cosa impone il regolamento italiano, l’evoluzione dell’email nel corso degli anni e la migliore soluzione per archiviare e proteggere la propria posta elettronica anche dopo 15 anni.
Cosa impone il regolamento italiano?
Le leggi italiane sull’email si pongono l’obiettivo di garantire la sicurezza e la privacy delle informazioni insieme alla loro rintracciabilità e conservazione per un periodo di tempo specifico, che generalmente varia tra i 5 e i 10 anni. Le leggi che disciplinano l’utilizzo dell’email sono principalmente il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e il Regolamento sulla protezione dei dati personali (GDPR).
Il CAD stabilisce regole specifiche sull’uso dell’email, richiedendo che le comunicazioni elettroniche siano archiviate in modo tale da garantire l’integrità, la sicurezza e la rintracciabilità delle informazioni. Il GDPR, invece, richiede che le informazioni personali contenute nelle email siano protette e gestite in modo sicuro, e che gli utenti abbiano il diritto di accedere, modificare o cancellare i propri dati personali.
Quale evoluzione per la tecnologia?
Oltre che valutare la soluzione che tecnicamente meglio può rispondere alle attese aziendali, occorre anche prestare attenzione a come la tecnologia potrebbe evolversi.
Lecito è chiedersi: “Potrò continuare ad accedere agli archivi dopo anche 15 o 20 anni (informaticamente parlando)?”. Nel mondo informatico è un periodo enorme, le tecnologie si evolvono e l’introduzione di nuovi prodotti possono portare a modificare abitudini e prassi. Una tecnologia troppo vecchia potrebbe essere inaccessibile a causa degli standard che si sono evoluti nel frattempo. Per questo è consigliabile puntare alle tecnologie aperte.
Tecnologia aperta: di cosa si tratta?
Una tecnologia aperta è una soluzione che si basa su standard aperti e pubblici accessibili a tutti gli interessati.
Le tecnologie aperte incentivano la partecipazione di una comunità di sviluppatori, che possono contribuire al miglioramento e all’evoluzione della tecnologia stessa in modo collaborativo e più flessibile rispetto alle tecnologie proprietarie, che sono controllate da un singolo fornitore.
Poter contare su una tecnologia aperta permette di non essere vincolati al prodotto che ci ha portato ad effettuare l’archiviazione consentendo di utilizzare altre tecnologie per il recupero successivo.
Com’è cambiata l’email negli ultimi 20 anni?
L’email è una delle tecnologie più rivoluzionarie dell’era digitale, cambiando il modo in cui le persone comunicano e lavorano. Una delle prime evoluzioni dell’email è stata l’introduzione di servizi di posta elettronica gratuiti che l’hanno resa accessibile a tutti.
Successivamente, si sono sviluppate nuove funzionalità come la possibilità di inviare allegati di grandi dimensioni, l’organizzazione delle email in cartelle e l’uso di filtri per gestire le email in modo più efficiente.
Negli ultimi anni, la tendenza principale è stata quella di rendere l’email più mobile e sincronizzata, oltre all’introduzione di tecnologie di sicurezza avanzate per proteggere le email da accessi non autorizzati e phishing.
Le tecnologie di autenticazione hanno aiutato a ridurre il rischio di email fraudolente e phishing, mentre la crittografia end-to-end ha garantito la riservatezza dei messaggi inviati tra utenti.
Libraesva Email Archiver per la posta archiviata
Soluzioni come Libraesva Email Archiver utilizzano i più elevati standard di sicurezza su tecnologie open per rendere possibile in qualsiasi momento l’esportazione dei contenuti previa autorizzazione del Responsabile Sistemi informativi e del DPO, senza essere vincolati al prodotto per l’archiviazione, anche oltre 15 anni.
Libraesva Email Archiver è stato concepito per essere sicuro by design, l’archiviazione delle mail può avvenire in tempo reale in modo da preservare l’utente dalla perdita dei dati a seguito del furto o smarrimento del PC.
Inoltre, la sicurezza evoluta del sistema di archiviazione non consente ad un attaccante di poter accedere agli archivi di posta risultando così un baluardo nel caso ci fosse un tentativo di attacco e sottrazione dei dati.
L’Intelligenza Artificiale nella gestione dell’email
Anche l’Intelligenza Artificiale e il Machine Learning sono stati applicati alle email per offrire funzionalità avanzate come la classificazione automatica delle email in base alla loro importanza, la risposta automatica a messaggi comuni e la creazione di suggerimenti per la gestione delle email.
Inoltre, possono anche aiutare gli utenti a scrivere email migliori. Ad esempio, un algoritmo di ML può analizzare le email che l’utente ha scritto in passato e suggerire frasi e parole che potrebbero essere utili nella nuova email.
Infine, l’IA e ML possono anche essere utilizzati per prevenire la diffusione di email fraudolente e spam. Ciò riduce il rischio di phishing e di attacchi informatici, proteggendo la sicurezza delle informazioni personali e aziendali.
In conclusione…
L’email rimane una tecnologia fondamentale per la comunicazione e il lavoro, e continuerà ad evolversi con il progresso tecnologico e le esigenze degli utenti.
Tuttavia, con l’aumento del volume di email che le aziende gestiscono ogni giorno, è necessario garantire la conformità alle normative e la sicurezza dei dati. Per questo soluzioni di Email Archiving come Libraesva Email Archiver sono oggigiorno imprescindibili.
In SEDOC, ci dedichiamo ad aiutare le aziende come la tua a raggiungere il successo organizzativo e ad abbracciare la trasformazione digitale. Ti interessa saperne di più su come recuperare la posta archiviata anche oltre 15 anni?
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